Introduction, objet et portée

La présente politique explique comment s’effectuent la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels au sein de la Clinique chiro+physio Westmount afin d’assurer le respect des exigences légales relatives à la protection des renseignements personnels.

À la clinique, votre professionnel traitant est responsable d’assurer la confidentialité et la protection de vos données personnelles. Les professionnels œuvrant dans les locaux de chiro+physio Westmount sont réputés indépendants et donc individuellement responsables de leurs patients ainsi que de leur données.

Collecte, utilisation, communication, conservation et destruction des renseignements personnels

Collecte

1. Fins de la collecte. Les professionnels de la Clinique collectent et utilisent les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités, notamment :
   1. Auprès de ses patients,
      1. La date d’ouverture du dossier ;
      2. Le nom du patient à sa naissance, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance et son sexe ;
      3. Une description sommaire des motifs de chaque consultation ;
      4. Les radiographies, le cas échéant, et les résultats de tous les autres examens du patient effectués ou demandés par le professionnel traitant ;
      5. Le diagnostic de l’état du patient ;
      6. Une description des services professionnels rendus et leur date ;
      7. Les recommandations faites au patient ;
      8. Les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus au patient ;
      9. Les renseignements financiers relatifs au paiement des honoraires.
   2. Auprès de ses employés, fournisseurs et relations d’affaires,
      1. Le prénom ;
      2. Le nom ;
      3. Le titre professionnel ;
      4. Le numéro de téléphone d’affaires ;
      5. Le numéro de téléphone cellulaire, le cas échéant (si fourni par la personne concernée) ;
      6. L’adresse courriel professionnelle ;
      7. L’adresse courriel personnelle, le cas échéant (si fournie par la personne concernée) ;
      8. L’adresse postale professionnelle ;
      9. Les renseignements financiers relatifs au paiement des salaires ou des honoraires.
   1. Les professionnels de la Clinique pourraient recueillir tout autre renseignement personnel transmis par une personne au moyen de son formulaire de contact sur son site Internet ou d’une adresse courriel de la clinique ou du professionnel traitant.
2. Les professionnels à la Clinique utilisent les services de Go Rendez Vous et d’Acuity Scheduling pour héberger les dossiers de ses patients. Ces logiciels conservent, divulguent et protègent les renseignements personnels conformément à la version la plus récente de sa politique de confidentialité et conformément aux termes et conditions prévus au contrat conclu avec les professionnels utilisant leur plateforme. Ces renseignements personnels peuvent inclure votre nom complet, ainsi que votre courrier électronique, de même que tout renseignement mentionné à l’article 2a.  de la présente politique. Vous avez le droit en tout temps de demander la rectification et le retrait de vos renseignements personnels conservés selon les modalités de sa politique de confidentialité.
3. Méthode et source de la collecte. Les renseignements personnels sont généralement recueillis par les professionnels de la Clinique directement auprès des personnes concernées et avec leur consentement. Les professionnels de la Clinique peuvent recueillir des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement de la personne concernée dans des circonstances limitées et autorisées par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Communication

1. Général. Les professionnels de la Clinique ne communiquent aucun renseignement personnel qu’ils détiennent à un tiers sans le consentement de la personne visée par le renseignement personnel sauf si :
   1. Il s’agit de coordonnées d’affaires dont la communication est raisonnable dans le cadre de ses activités ;
   2. La transmission du renseignement sans aviser la personne concernée est requise pour que les professionnels de la Clinique se conforment à ses obligations légales ;
   3. La transmission du renseignement sans aviser la personne concernée est requise pour éviter un préjudice sérieux à la personne visée par le renseignement.
2. Communication à un fournisseur des professionnels de la Clinique. Les professionnels de la Clinique ne peuvent communiquer de renseignements personnels à un fournisseur de services à moins que le traitement des renseignements personnels ne soit régi par un contrat approprié approuvé par la personne responsable de la protection des renseignements personnels. 
3. Communication à l’extérieur du Québec. Les professionnels de la Clinique ne communiquent généralement pas de renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Advenant que ce soit le cas, et avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec (incluant dans une autre province canadienne), les professionnels de la Clinique doivent s’assurer que les renseignements personnels communiqués bénéficieront d’une protection adéquate. 

Conservation et destruction

1. Les renseignements personnels informatisés détenus par les professionnels de la Clinique sont conservés au moyen d’une base de données protégée par des mesures de sécurité informatique et organisationnelle raisonnables.
2. Les professionnels de la Clinique conservent les renseignements personnels qu’ils détiennent pendant une durée de sept années après leur dernière utilisation sauf lorsqu’une durée de conservation différente est prévue par la loi.
3. Après l’expiration de leur délai de conservation, les renseignements personnels sont détruits à moins que des limitations sur le plan informatique ne forcent leur conservation ou à moins qu’ils ne soient transmis à une personne ou à un organisme qui les utilisera sous forme dénominalisée à des fins d’étude, de recherche ou de statistique. 

Sécurité des renseignements personnels

1. Les professionnels de la Clinique prennent des mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels sous sa responsabilité. 
2. Accès limité. Les professionnels de la Clinique ne peuvent accéder qu’aux renseignements personnels dont ils ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.
3. Mesures de sécurité physiques. Les professionnels de la Clinique prennent les mesures nécessaires pour protéger les documents physiques qui contiennent des renseignements personnels.
4. Mesures de sécurité technologiques. Les professionnels de la Clinique doivent notamment se conformer aux mesures de sécurité suivantes :  
   1. Chiffrer les documents qui contiennent des listes de renseignements personnels; 
   2. Utiliser un mot de passe pour accéder aux bases de données contenant les renseignements personnels et ;
   3. Changer les mots de passe sur une base régulière.
5. Mesures de sécurité administratives. Les professionnels de la Clinique mettent en œuvre les mesures de sécurité suivantes :
   1. Toute personne ayant accès aux renseignements personnels détenus par les professionnels de la Clinique doivent signer un engagement de confidentialité ; 

Accès aux renseignements personnels et rectification

1. Les renseignements personnels recueillis par les professionnels de la Clinique sont accessibles à sa principale place d’affaires. La personne concernée par ces renseignements peut y accéder sur demande en ligne à l’adresse info@chiroplusphysio.com ou par la poste. 
2. Les professionnels de la Clinique répondent aux demandes des personnes qui souhaitent accéder aux renseignements personnels que les professionnels de la Clinique détiennent à leur sujet, en leur donnant accès à ces renseignements, en les rectifiant lorsqu’ils sont inexacts ou incomplets, en assurant leur portabilité le cas échéant, en les détruisant lorsque leur conservation n’est plus nécessaire, ou en les désindexant.
3. Une personne concernée par un renseignement personnel détenu par les professionnels de la Clinique peuvent leur demander de :
   1. Confirmer l’existence du renseignement et d’en transmettre une copie, à elle ou à toute personne qu’elle autorise ;
   2. Rectifier les renseignements inexacts, incomplets, équivoques ou encore ceux qui sont collectés, communiqués ou conservés d’une manière qui n’est pas autorisée par la présente politique ou par une loi;
   3. Supprimer les renseignements périmés ou non pertinents.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Dr Thanh-My Patricia Ho, chiropraticienne est responsable de la protection de renseignements personnels auprès des professionnels de la Clinique. Elle peut être contactée à l’adresse courriel info@chiroplusphysio.com ou à l’adresse postale suivante  4823 Sherbrooke Ouest, bureau 115 Westmount Qc H4M2K9.                                                                                                          

Rôles et responsabilités des membres du personnel

Tous les professionnels de la Clinique sont tenus de respecter la présente politique, ainsi que les lois, règlements et obligations contractuelles applicables lorsqu’ils traitent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels.

Plaintes

1. Toute personne peut porter plainte concernant la protection des renseignements personnels détenus par les professionnels de la Clinique en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel ou à l’adresse postale mentionnée au paragraphe 21 de cette politique.
2. La responsable de la protection des renseignements personnels doit répondre au plaignant dans les 30 jours de la réception d’une plainte.
3. Incidents de confidentialité

Procédure de gestion des incidents de confidentialité

1. Advenant un incident de confidentialité, les professionnels de la Clinique s’engagent à
   1. identifier la cause de l’incident ;
   2. remédier à l’incident ;
   3. diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et ;
   4. éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent.

Registre des incidents de confidentialité

La responsable de la protection des renseignements personnels tient un registre des incidents de confidentialité.

Questions

Toute question relative à la présente politique devrait être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels de la Clinique, à l’adresse courriel info@chiroplusphysio.com ou à l’adresse postale suivante  4823 Sherbrooke Ouest, bureau 115 Westmount Qc H4M2K9.                                                                                                                                                                        

Date de la Politique : 22 septembre 2023

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